Cómo crear tu cuenta de High Level paso a paso, sin errores de novato

Hay dos formas de empezar en High Level. La primera: entrar con el correo personal, poner “mi agencia” como nombre, crear todo en la cuenta madre y darte cuenta tres semanas después de que nada de eso se puede mover a una subcuenta. La segunda: seguir un orden de diez minutos y ahorrarte ese dolor.

Esta guía es la segunda. No es un tutorial de clics —la interfaz cambia cada pocos meses— sino el orden de las decisiones, que casi nunca cambia.

Antes de tocar “registrarme”

Tres cosas listas, ninguna obligatoria pero todas recomendables:

• Un correo de dominio propio (tu@tuagencia.com), no Gmail. Lo vas a usar para todo: notificaciones, soporte, facturación y entregabilidad del correo saliente. Cambiarlo después obliga a rehacer verificaciones.
• El nombre comercial exacto. Aparecerá en el remitente de tus correos, en los enlaces de agenda y en la factura de tus clientes. “Agencia de marketing Pérez” se ve distinto a “Pérez Growth” cuando llega a una bandeja de entrada.
• Decidir si trabajas solo o con equipo. Si en los próximos seis meses entra alguien más, conviene crear los usuarios desde el inicio y no dar la contraseña de la cuenta madre.

El registro, en orden correcto

No voy a describir cada campo porque el formulario cambia, pero el orden de las decisiones sí es estable:

1. Crea la cuenta desde el enlace de registro.

   Usa el correo de empresa y una contraseña que administres con un gestor. Este usuario será el propietario (owner) y no se puede transferir fácilmente después.

2. Completa el perfil de agencia.

   Nombre, país, zona horaria y tamaño del equipo. La zona horaria es crítica: define cómo se muestran las citas, los correos programados y los reportes. Si la pones mal, cada calendario nace torcido.

3. Elige el plan.

   Starter (97 USD, 3 subcuentas) si vas a probar con uno o dos clientes. Unlimited (297 USD) si ya tienes tres o más y necesitas rebilling de teléfono y correo.

4. Salta el tour si te ofrece uno genérico.

   Los tours de bienvenida muestran el producto, no tu caso. Es mejor un recorrido guiado por tu propio objetivo.

5. Crea tu primera subcuenta inmediatamente.

   Nombre del cliente (o “Demo interna” si todavía no tienes), país, zona horaria y moneda. Este es el paso que separa a quien aprende de quien acumula deuda técnica.

¿Cuenta madre o subcuenta? La confusión que cuesta caro

La cuenta madre es donde pagas, configuras la marca, administras usuarios y ves todas tus subcuentas. La subcuenta es donde vive el negocio real: contactos, funnels, workflows, calendarios, conversaciones.

El error clásico es construir en la cuenta madre “porque es la que aparece primero”. El problema no es estético: los contactos, pipelines y formularios de la cuenta madre no se migran a una subcuenta con un botón. Lo único que viaja bien es un snapshot, y para eso ya tienes que haber construido algo ordenado.

Regla simple: si va a tener contactos, va en una subcuenta.

Los tres ajustes que casi todos olvidan

1. Zona horaria y moneda

Se configuran en la subcuenta, no solo en la cuenta madre. Un cliente en Ciudad de México con la subcuenta en UTC va a recibir recordatorios a las 3 de la mañana y va a pensar que la plataforma está rota.

2. Dominio y correo saliente

Por defecto, los correos salen desde un dominio compartido. Eso funciona para probar y falla para vender. Antes de enviar tu primera campaña:

• Conecta un dominio propio o un subdominio (mail.tuagencia.com).
• Verifica los registros DNS (SPF, DKIM, DMARC).
• Haz una prueba real a Gmail, Outlook y Yahoo, no solo a tu propio correo.

Si no sabes qué es DKIM, no te preocupes: hay una guía completa en la parte VIP de esta serie. Lo importante hoy es que sepas que existe y que no se resuelve solo.

3. Tu primer snapshot base

No construyas de cero cada vez. Crea una subcuenta “modelo” con lo mínimo que repites en todos tus clientes: un pipeline, dos formularios, un workflow de bienvenida, un calendario. Guarda un snapshot. Ese snapshot es tu activo: es lo que te permite implementar en dos horas lo que a otros les toma dos semanas.

Qué hacer en los primeros 60 minutos

La tentación es tocar todos los menús. Resistirla tiene premio. Un orden que funciona:

1. Revisa Settings de la subcuenta: nombre, logo, zona horaria, moneda.
2. Crea un pipeline con cinco etapas reales de tu negocio.
3. Crea un formulario de dos campos (nombre y WhatsApp).
4. Conecta el formulario a una oportunidad en la primera etapa.
5. Crea un workflow: formulario enviado → SMS de bienvenida → espera 10 minutos → tarea para ti.
6. Prueba con tu propio número.
7. Recién entonces, mira los demás módulos.

Ese circuito mínimo —formulario, pipeline, workflow, conversación— es el corazón de GHL. Todo lo demás son variaciones.

Si vas a probarlo en serio, abre tu cuenta de High Level y vuelve aquí con la pantalla delante: cada paso de esta guía se entiende mejor haciéndolo.

Cuándo pasar de Starter a Unlimited

No lo decidas por emoción. Lo decides con una cuenta:

• Tienes más de tres clientes activos.
• Necesitas revender teléfono o correo sin margen (Starter no lo permite).
• Estás montando una agencia con SaaS mode y quieres cobrar suscripción por la plataforma.

Si ninguna aplica, Starter es suficiente y los 200 dólares de diferencia rinden más en anuncios.

Lo que sigue

Ya tienes cuenta y subcuenta. El siguiente paso lógico no es configurar todo: es construir algo que capture un lead. Eso es la serie 03: tu primer funnel. Si prefieres una vista general del proceso completo, el checklist de los primeros 15 días te da el mapa.

Y si vas a trabajar con clientes, la parte VIP de esta serie cubre la configuración de agencia completa: dominio, correo, LC Phone, usuarios y la plantilla de onboarding que usa la mayoría de las agencias que funcionan.