La anatomía de una cuenta de High Level: subcuentas, snapshots y límites

El día nueve pasa casi siempre lo mismo. Tienes un funnel publicado, dos workflows activos y una carpeta de capturas que ya no entiendes. Entras a ajustes y descubres que todo eso vive en la cuenta madre (agency), mientras la subcuenta del cliente para el que lo montaste está vacía. Moverlo de un lado a otro no es un clic: es una reconstrucción.

De ahí sale el primer concepto que hay que interiorizar: la cuenta madre es el edificio y la subcuenta (sub-account) es el departamento. La cuenta madre paga la suscripción, guarda la facturación, la librería de snapshots y los ajustes de la agencia. La subcuenta guarda los datos del cliente: contactos, conversaciones, oportunidades, calendarios y pedidos. Mezclar ambos ámbitos se paga caro, y normalmente se paga tarde.

Qué copia un snapshot y qué no

Un snapshot empaqueta estructura: funnels, workflows, pipelines, formularios, calendarios, campos personalizados, valores personalizados (custom values), plantillas de correo y de SMS. Lo que no viaja es igual de importante: contactos, conversaciones, oportunidades, facturas, reseñas y todo el histórico de reportes. Los números de teléfono tampoco se mueven, porque están atados a la verificación de la agencia, y las conexiones con pasarelas de pago o mensajería piden reconexión.

Por eso un snapshot sirve para replicar un sistema, no para migrar un cliente. Si lo usas como respaldo de datos, descubrirás el problema el día que lo necesites.

Permisos, números y nombres

Los usuarios se crean a nivel de agencia y se asignan a subcuentas con un rol. Da permisos de administrador solo a quien vaya a tocar la facturación: un colaborador con acceso total puede borrar un pipeline con oportunidades dentro y recuperarlo no siempre es posible.

Los números de LC Phone se compran a nivel de agencia y se verifican con los datos del negocio. Esa verificación tarda días, no minutos; si tienes una demo el jueves, el trámite debía empezar la semana anterior. Y los campos personalizados conviene nombrarlos con un prefijo por área —cita_, pago_, origen_— antes de crear el campo número veinte, no después.

Con eso claro, la anatomía deja de ser un diagrama y se vuelve una decisión: qué vive en la agencia, qué vive en cada subcuenta y qué se replica. Lo que sigue es la parte que convierte ese mapa en una cuenta configurada, con el orden exacto de los ajustes y la tabla de límites por plan.