Agendas avanzadas: round robin, equipos y no-shows
Una agenda mal configurada no pierde citas: las agenda mal. Round robin, buffers, zonas horarias y recordatorios son cuatro decisiones que se toman una vez y se sufren todo el año.
Las agendas avanzadas de GHL reparten citas entre varios usuarios con round robin, respetan buffers entre reuniones y convierten la zona horaria del contacto. Se combinan con recordatorios por SMS o WhatsApp y cobros en la reserva. El resultado se mide con tasa de no-show y ocupación por comercial.
Hay una escena que cuesta dinero cada año y nadie la registra como pérdida: el comercial termina una llamada y tiene la siguiente reunión en cero minutos. La reunión empieza tarde, el prospecto lo nota y la venta se enfría.
Round robin: repartir sin peleas
El calendario de equipo (round robin) asigna cada cita a un usuario disponible según reglas que tú defines. Las dos más útiles: priorizar a quien menos citas tiene en el periodo y respetar la disponibilidad individual. Suena simple hasta que descubres que la mitad del equipo nunca configuró sus horas y el sistema los trata como disponibles a las tres de la mañana.
Antes de activarlo, revisa que cada usuario tenga calendario propio, zona horaria correcta y bloqueos cargados. Y decide qué pasa si nadie está disponible: un calendario de respaldo es mejor que una cita huérfana.
Poner tiempo de preparación antes de la cita y olvidar el margen posterior produce citas pegadas. Configura ambos y prueba con una reserva real desde una ventana de incógnito; la vista previa interna miente.
Zonas horarias: el sospechoso habitual
El calendario muestra la zona horaria del contacto si el campo está bien capturado, pero solo si la disponibilidad está definida en la zona correcta del negocio. Un negocio en Ciudad de México con clientes en Madrid que configura las 9:00 como hora local está ofreciendo citas a las tres de la madrugada.
La prueba rápida: abre el enlace público desde un dispositivo con otra zona horaria y compara la hora que muestra con la que esperas. Si difieren, el problema está en el perfil del usuario o en la zona del calendario, no en el enlace.
Recordatorios, cobros y huecos
Un recordatorio por SMS a 24 horas y otro por WhatsApp a 2 horas cubre la mayoría de los olvidos. Un depósito en la reserva filtra a los curiosos y reduce el no-show, aunque baja el volumen: es un intercambio, no una mejora gratis.
Entrega el enlace de reprogramación en el mismo recordatorio. Cada persona que cancela por WhatsApp y no reagenda es un hueco que nadie vuelve a llenar. Con lista de espera, ese hueco se ofrece a otro contacto de forma automática.
Lo que viene después es la parte que casi nadie monta: confirmar, preparar la cita y recuperar al que no llegó. En la parte VIP tienes la configuración completa de round robin, los buffers probados y el flujo de reagendado automático que convierte un hueco en una segunda oportunidad.
La configuración exacta de cada calendario, con reglas, buffers y recordatorios
Aquí está el montaje completo: round robin con reglas, buffers que sí funcionan, recordatorios en dos canales y el flujo de reagendado que evita el hueco muerto.
- Round robin y equipos
- Buffers y disponibilidad
- Zonas horarias
- Recordatorios SMS y WhatsApp
- Pagos en la reserva
- Cancelaciones y reprogramación
- Lista de espera
- Métricas de agenda
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